Weaknesse. Threat. 8. Sumber daya usaha yang digunakan untuk membiayai semua kebutuhan yang diperlukan selama proses produksi, yaitu . 9. Kerajinan yang menggabungkan potngan-potongan kain perca satu dengan yang lainnya dan memiliki motif atau warna yang berbeda-beda lalu menjadi suatu bentuk baru dinamakan . 10.Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini. Mudah dilaksanakan dan digunakan Hemat tenaga dan peralatan Hemat waktu dan biaya Sederhana Fleksibel dan mudah dikembangkan Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. 1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini. Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh unit kepegawaian Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh Perpustakaan, Bank. 2. Sistem subjek cocok digunakan apabila Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya, Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi terpusat dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja. 3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh Bagian keuangan. 4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila. suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh perusahaan transportasi dan Bank. suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh perusahaan ekspor-impor. suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya. 5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama. contoh Rumah Sakit No. Identitas pasien Kantor Pos No. Kode Pos Bank No. Rekening Perguruan Tinggi No. Induk Mahasiswa PLN No. Rekening Listrik Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat. Contoh Sistem subjek digabung dengan sistem abjad Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang. Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat. Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi. Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama.SURVEY 30 seconds. Q. Menurut Drs E. Martono, tujuan penataan berkas/kearsipan dapat dirumuskan sebagai berikut, kecualianswer choices. Menyediakan warkat jika diperlukan. Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan satu sama lain. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.berikut yang tidak termasuk nama untuk menyimpan arsip adalah nama a. Perorangan b. Perusahaan c. Negara d. Organisasi d. Instansi pemerintah Jwbny a. Perorangan Semoga membantu y jawabannya adalah D organisasi maaf kalo sala
Adalima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu: a. Sistem tanggal (Chronological Filling System) Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad (Alphabetic Filling System)
berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ? Apakah anda sedang mencari jawabanya, coba cari tahu dari soal-soal berikut Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....a. Felumb. Archivalenc. Archiefd. Archievee. File2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....a. cekb. data penjualanc. ATMd. daftar absensie. curriculum vitae3. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....a. aktifb. inaktifc. pasifd. vitale. rahasia4. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....a. stopmap foliob. folderc. hanging folderd. snelhectere. ordner5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... 25b. 26c. 27d. 28e. 296. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... 22b. 23c. 24d. 25e. 267. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....a. Penampunganb. Penelitianc. Penandatanganand. Pengindeksane. Pengkodean8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....a. Pengkodeanb. Penampunganc. Penelitiand. Penyimpanane. Penyortiran9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....a. Mengisi bukub. Menentapkan indeks dan kodenyac. Surat diteliti kemudian dikirimd. Menetapkan jumlah indekse. Menandatangani10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....a. Lacib. Almaric. Filling Cabinetd. Ruangane. Tas11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenyab. Menuju tempat penyimpananc. Mengambil arsip yang dimintad. Mengisi buku kas kecile. Mengisi bon peminjam12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....a. Sistem Klasifikasib. Sistem Subjek atau Pokokc. Sistem Kronologid. Sistem Wilayahe. Sistem Nama13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....a. Vertikalb. Horizontalc. Berjenjangd. Diagonale. Vertikal berjenjang14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjolb. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketigac. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnyad. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalahe. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....a. Buku tulisb. Buku agendac. Buku klaperd. Buku simpane. Kertas16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah ....a. Daftar klasifikasib. Indeksc. Rak sortird. Subjek surate. Kartu indeks17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....a. Sejumlah sub-sub masalah yang adab. Kelompok masalahc. Pembagian utama dalam daftar klasifikasid. Kebutuhane. Pembagian indeks18. Proses menentukan kata tangkap caption dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....a. Mengkodeb. Menyortirc. Mengindeksd. Menyimpane. Memeriksa19. Perhatikan langkah-langkah berikut i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam ii. Menuju tempat penyimpanan iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil vi. Mengisi bon peminjam vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukanAdapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah ....a. i – ii – iii – iv – v – vi – viib. ii – iv – iii – i – vi – v – viic. iii – i – iv – ii – v – vi – viid. iii – i – iv – ii – vi – v – viie. iii – iv – ii – i – v – vi – vii20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi ....a. Pratama Aga Bektib. Pratama Bekti Agac. Aga Pratama Bektid. Bekti Aga Pratamae. Bekti Pratama Aga21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....a. Unitb. Mengkodec. Mengabjadd. Captione. Mengindeks22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....a. 22b. 23c. 24d. 25e. 2623. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....a. Tanggal surat masukb. Tanggal surat keluarc. Tanggal suraat ditandatanganid. Tanggal surat dikodee. Tanggal surat dikirim24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem ....a. Abjadb. Subjekc. Wilayahd. Tanggale. Nomor25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....a. Pemisahanb. Masalahc. Pengelompokand. Subjeke. Klasifikasi26. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…a. financial recordb. inventory recordc. personal recordd. sales recorde. production record27. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…a. agar tenteramb. agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepatc. untuk menjaga kelestarian kantord. agar arsip terus bertambahe. untuk menjaga kerahasiaan Negara28. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti ini disebut.…a. horizontalb. vertikalc. laterald. literere. korporil29. Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci terdapat deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…a. filing cabinetb. ordnerc. hanging folderd. rotarye. snelhecter30. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…a. perforatorb. Staplerc. ordnerd. numeratore. staples31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……a. Sistem Abjad Alphabetical Filling Systemb. Sistem Perihal Pokok Isi Suratc. Sistem Nomord. Kartu indekse. Sistem Tanggal32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu suratb. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaanc. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima untuk surat masuk dan tanggal surat dikirim untuk surat keluare. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda33. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah….. Yang dimaksud dengan Guide adalah…. tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping.b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi Semua salah35. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..a. Tab Guide& Badan Guideb. Guide pertama&Guide kecil&Guide Benar36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah….a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsipd. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyampinge. penempatan arsip dengan stopmap folio37. Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…a. aktifb. inaktifc. statisd. pasife. vital38. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…a. rotaryb. ordnerc. perforatord. numeratore. staples39. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka dapat digunakan…a. kartu indeksb. kartu tunjuk silangc. out slipd. buku arsipe. ticler file40. Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…a. oleh arsiparisb. oleh sekretarisc. oleh peminjamd. pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjame. ticler fileTapi apakah kamu tahu untuk penyimpanan sebuah arsip bisa menggunakan sebuah kontainer bekas maupun baru, hal ini tentunya akan meningkatkan security dari penyimpanan anda tidak memiliki tempat untuk menyimpan kontainer, anda bisa mencoba untuk sewa gudang murah jakarta untuk tempat informasi ini menambah pengetahuan anda, terima kasih.Obyekyang bisa digunakan untuk entri dan menyimpan data adalah: a). Tabel b). Query c). Form d). Report e). Memo Berikut ini mana yang termasuk username kosong Ms. Access ialah.. a. Document 1 b. Book 1 Pada jendela data base pilih salah satu nama table yang datanya ingin anda masukan. b. Buka jendela data sheet dari table tersebut
FILLING SYSTEM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP 1. Pengertian Filling System Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan filling dan penemuan kembali finding, penyelamatan arsip pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan serta penyusutan arsip pemindahan, pemusnahan, penyerahan. Kemudian filling system merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur dan dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tujuan dari kegiatan filling system ini diantaranya adalah sebagai berikut Dengan menerapkan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu. B. Menghemat biaya dan tenaga Dalam kegiatan penyimpanan filling dan penemuan kembali finding arsip tidak terlalu banyak menggunakan tenaga, sehingga biaya yang dikeluarkan juga tidak banyak. Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak karena arsip yang di simpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja. 3. Keuntungan Filling System yang baik dan sesuai prosedur Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip filling system yang baik dan benar sesuai prosedur yang ada, yaitu A. Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisien kerja. B. Melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyasikan. C. Memberikan keterangan yang membuktikan. D. Arsip –arsip dapat memberitahukan kegiatan – kegiatan yang bersaing. E. Bahan – bahan yang berhubungan dengan keputusan. F. Membantu perumusan kebijaksanaan di masa yang akan datang. G. Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik. 4. Ciri – Ciri Filling System yang Baik Suatu sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dilakukan sesuai prosedur filling system yang benar serta memenuhi beberapa syarat, diantaranya sebagai berikut A. Tidak memakan tempat, yaitu tata letak dibuat se efektif dan se efisien mungkin. B. Sederhana dan praktis, yaitu mudah dilaksanakan dan tidak berbelit belit. C. Mudah dicapai, yaitu penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai. D. Ekonomis yaitu tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, serta cara pengeluarannya. E. Cocok dan tepat guna, yaitu disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan yang ada. F. Fleksibel, yaitu mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan. H. Aman, yaitu bebas dari kerusakan karena penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai aturan sehingga keamanannya pun terjamin. 5. Alat dan Bahan Kearsipan jenis perlengkapan yang digunakan sangat beraneka ragam, ada yang terbuat dari kayu, aluminium, besi, plastik, semua tergantung dengan kebutuhannya. Jenis – jenis perlengkapan kearsipan, yaitu A. Filling Cabinet Lemari Arsip Filling cabinet merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berbentuk lemari dan terbuat dari kayu atau baja yang tahan api. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari 3 – 10 laci yang tersusun ke atas. Folder adalah map yang berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit. Ada beberapa jenis map, yaitu C. Guide Card Tanda Batas / Sekat Penunjuk Guide card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal, dengan demikian guide cardi memiliki fungsi yaitu 1. Penunjuk supaya mudah memindahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2. Pembatas antara folder satu dengan folder lainnya. 3. Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanan. Rak sortir berfungsi untuk memisahkan surat yang diterima, diproses, dikirim, dan disimpan ke dalam folder masing – masing. Kartu indeks merupakan kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Dengan kartu indeks ini arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali secara cepat, langkah yang perlu dilakukan sebagai berikut 1 Memeriksa tanda pelepas. 4 Pembuatan lembaran penunjuk silang 5 Pembuatan flow up slip 6 Routing slip lembaran beredar 4. Macam – Macam Filling System A. Penyimpanan arsip dengan sistem abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas atau arsip berdararkan abjad yang disusun mulai dari huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat – surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah di indeks sebelumnya. B. Penyimpanan arsip dengan sistem masalah Sistem masalah merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip yang berdasarkan atas pokok permasalahan dalam surat dokumen yang berkaitan. C. Penyimpanan arsip dengan sistem tanggal Sistem tanggal merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip berdasarkan urutan waktu / kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan ataupencatatan surat dokumen. D. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penatan berkas arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpeddoman kepada daerah / kota / negara atau alamat surat. E. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan atau penataan berkas arsip berdasarkan nomor yang dibagi menjadi dua macam, yaitu 1 Filling system Nomor Dewey 2 Filling system nomor terminal digit.
53 Untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan dan juga untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak anda inginkan , maka anda dapat menggunakan fasillitas
Penyimpanan arsip yang dilengkapi sarana dan prasarana ideal sangatlah dibutuhkan agar perusahaan atau instansi pemerintahan dapat terus menggunakan arsip tanpa khawatir dengan bahaya yang mengintainya. Badan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI melalui Pasal 5 Ayat 2 PERKA Nomor 11 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Jasa Kearsipan juga menjelaskan bahwa salah satu komponen berkaitan dengan pelayanan penyimpanan arsip internal organisasi adalah keberadaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang baik. Meskipun begitu, masih banyak orang yang belum mengetahui dengan detil tentang kebutuhan penyimpanan arsip yang baik tersebut. Apakah Anda adalah salah satunya? Jika iya, berarti ulasan mengenai sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk gudang penyimpanan arsip ini penting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya! Keberadaan Ruangan Khusus Sarana dan prasarana pertama yang harus dimiliki oleh gudang penyimpanan arsip adalah adanya ruangan khusus yang diperuntukkan untuk pengelolaan arsip. Keberadaan ruangan ini sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip yang Anda miliki. Perlu diketahui, Anda tidak dapat menggunakan gudang umum yang biasa dimanfaatkan menyimpan barang produksi atau peralatan, karena penyimpanan arsip biasanya membutuhkan fumigasi atau pengendalian jamur yang dapat merusak barang lainnya. Selain itu, ruangan yang akan dijadikan untuk gudang penyimpanan arsip sebisa mungkin juga memiliki beberapa fasilitas, seperti Sistem Pengendalian Lingkungan Pembatasan akses dari dan menuju gudang Sistem pendeteksi kebakaran dini Lingkungan yang terhindar dari hama Sistem keamanan khusus Rak dan Lemari Penyimpanan Arsip Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berupa rak atau lemari sangatlah dibutuhkan agar arsip perusahaan atau instansi Anda lebih aman dan tahan lama. Selain itu, Anda juga harus menyiapkan kotak yang dibutuhkan untuk menyimpan kartu kendali dan juga map arsip. Lebih lengkapnya, kebutuhan untuk rak dan kotak penyimpanan tersebut meliputi Kotak arsip,merupakan fasilitas yang yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder atau map arsip. Rak arsip, adalah kebutuhan penyimpanan arsip berupa rak tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang telah dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip sebelumnya. Lemari arsip, merupakan opsi lain untuk menyimpan kotak arsip yang biasanya terbuat dari baja, aluminium, atau kayu. Rak sortir, yang digunakan untuk memilah surat atau dokumen yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk diklasifikasi sebelum disimpan di gudang. Card cabinet, merupakan lemari atau rak yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks, kartu kendali, dan kartu lain yang berhubungan dengan penyimpanan arsip agar mudah untuk lebih ditemukan karena intensitas penggunaannya cukup tinggi. Persiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip Selain ruangan dan lemari atau rak penyimpanan khusus, hal lain yang tidak kalah penting untuk gudang penyimpanan arsip Anda adalah mempersiapkan segala kebutuhan untuk memudahkan proses indexing dan penataan arsip yang dimiliki. Beberapa peralatan yang biasanya dibutuhkan untuk penyimpanan arsip antara lain Folder atau map, terdiri dari beberapa jenis yang dapat Anda pilih, seperti map berdaun stopmap folio, map dengan penjepit snelhecter, map bertali portapel, dan lainnya. Guide atau sekat penunjuk, yang terbuat dari plastik tebal atau kertas karton, yang berfungsi sebagai pembatas, penunjuk, atau penyangga deretan map atau folder penyimpanan arsip. Laptop atau komputer, adalah kebutuhan penyimpanan arsip yang berfungsi untuk kebutuhan administrasi atau indexing arsip agar dapat terdata dengan baik. Baca Juga Amankan Dokumen Digital Anda dengan Aplikasi PrimaDoc Memiliki Server Penyimpanan Arsip Jika Anda juga berencana untuk memiliki arsip dalam format digital, maka keberadaan server untuk penyimpanan arsip sangatlah penting. Dengan begitu, keamanan informasi arsip lebih terjamin dan tidak rentan akan risiko kerusakan atau kehilangan arsip. Saat ini ada beberapa jenis server storage yang dapat Anda pilih, yaitu server virtual berbasis cloud dan juga server fisik. Keduanya sama baiknya untuk penyimpanan arsip, hanya saja kelebihan dari server virtual tidak membutuhkan tempat khusus. Sementara itu, server fisik biasanya membutuhkan tempat khusus dengan suhu yang sejuk, karena server akan berjalan terus-menerus. Apakah beberapa sarana dan prasarana penyimpanan arsip di atas cukup sulit untuk Anda persiapkan sendiri? Jangan khawatir, karena PrimaDoc dapat membantu Anda! PrimaDoc merupakan solusi pengelolaan dan penyimpanan arsip terpadu, yang dapat menyediakan pengadaan sarana dan prasarana kearsipan serta warehousing arsip fisik yang Anda miliki. Selain itu, PrimaDoc juga telah memenuhi sertifikasi ISO 9001, sehingga kualitasnya tidak perlu diragukan siap beralih menggunakan PrimaDoc? Hubungi kami di sini untuk informasi selengkapnya! Pradana
setelahnama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut. 1. Abdi, Waluyo 2. Abdurahman 3. Abdurahman, Ali 4. Arbi, Haryanto 5. Badawi, Abdullah 6. Binsar, Raihan 7. Budianti, Ratna 8. Budianto, Gunawan 9. Cahaya, Alia, Mitha 10. Cahyati, Chacha 11. Cahyati, Yulianti 12. Cahyo, Septian, DwiPada kesempatan kali ini kita akan mempelajari tentang berbagai jenis perlengkapan kearsipan, setelah sebelumnya sudah pernah kita bahas mengenai Jenis-Jenis Peralatan Arsip. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus. Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut. 1. Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang a. judul/nama surat, b. nomor surat, c. hal surat, d. tanggal surat, e. kode surat, f. kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis. Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. Perhatikan contoh dibawah ini. Kartu indeks Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini. Cardex 2. Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja. Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama. Contoh Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya. kartu tunjuk silang Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya. b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain. Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya. Contoh Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi. Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut. kartu tunjuk silang Peta disimpan dengan indeks Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi. Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya. Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex kalau kartu tunjuk silangnya banyak. sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS Petunjuk Silang. 3. Lembar Pinjam Arsip outslip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut. a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman c. Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Berikut contoh lembar pinjam arsip Lembar Pinjam Arsip 4. Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Perhatikan contoh out folder berikut ini. Out Folder Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu. - Daftar Pustaka Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk. Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini.Prosedurpenyimpanan arsip adalah suatu langkah kegiatan mengarsip yang terdiri dari memeriksa, mengideks, mengkode, membuat kartu indeks, mencatat dalam buku arsip, menyortir sampai pada menyimpan dokumen harus dilakukan dengan baik dan benar. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan untuk menjamin 06/03/2023 Pendidikan 3 Views Ada 5 Macam Sistem Pengarsipan Kecuali from Arsip adalah sebuah sistem penyimpanan yang dibuat untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dapat dibutuhkan pada masa mendatang. Fungsi arsip adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting agar dapat diakses jika dibutuhkan. Dengan adanya arsip, dokumen penting dapat disimpan dengan aman dan mudah. Selain itu, arsip juga berguna untuk memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan. Fungsi arsip yang termasuk ke dalamnya adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan, untuk menyimpan dokumen-dokumen yang jarang digunakan, menyimpan dokumen-dokumen yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama, dan menyimpan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Berikut Yang Tidak Termasuk Fungsi Arsip Berikut adalah beberapa fungsi arsip yang tidak termasuk di dalamnya 1. Penyimpanan Data Penyimpanan data adalah fungsi yang bertujuan untuk menyimpan informasi yang dapat dibaca, dimodifikasi, dan diedit. Penyimpanan data bisa menggunakan berbagai macam media, seperti hardisk, memory card, dan flashdisk. Sedangkan arsip adalah sistem penyimpanan khusus untuk dokumen penting yang tidak bisa dimodifikasi. Arsip tidak dapat digunakan untuk menyimpan data. 2. Pengarsipan Pengarsipan adalah proses pengorganisasian dokumen-dokumen yang disimpan di dalam arsip. Proses ini dilakukan untuk membuat dokumen-dokumen tersebut lebih mudah dicari. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. 3. Penyimpanan Data Jangka Panjang Penyimpanan data jangka panjang adalah proses penyimpanan data di dalam media yang dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama. Media yang sering digunakan untuk penyimpanan data jangka panjang antara lain CD, DVD, dan hardisk. Sedangkan arsip adalah sistem penyimpanan yang hanya ditujukan untuk dokumen penting yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama. 4. Pengarsipan Digital Pengarsipan digital adalah proses pengorganisasian dokumen-dokumen yang disimpan di dalam bentuk digital. Proses ini dilakukan untuk membuat dokumen-dokumen tersebut lebih mudah dicari. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. 5. Penyimpanan Data Online Penyimpanan data online adalah proses penyimpanan data di dalam internet. Biasanya, data-data yang disimpan online akan dapat diakses oleh orang lain yang berada di luar jaringan. Sedangkan arsip hanya bertugas untuk menyimpan dokumen-dokumen penting. Kesimpulan Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yang termasuk di dalamnya adalah untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, memudahkan pencarian dokumen yang diinginkan, untuk menyimpan dokumen-dokumen yang jarang digunakan, menyimpan dokumen-dokumen yang perlu disimpan untuk jangka waktu yang lama, dan menyimpan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Berikut yang tidak termasuk di dalamnya adalah penyimpanan data, pengarsipan, penyimpanan data jangka panjang, pengarsipan digital, dan penyimpanan data online. Check Also Kim Ha Neul Bintang Korea Yang Sedang Viral Di Tahun 2023 Kim Haneul Biography, Height & Life Story Super Stars Bio from Siapa Kim Ha …T6Xfp.
